¿Qué es y para qué sirve una factura? Beneficios fiscales
Ser adulto es enfrentarse a esos documentos llamados facturas y, probablemente, te estés preguntando qué es y para qué sirve una factura. Así que preparamos este artículo para contarte de qué van, cómo hacerlas y cómo pueden beneficiarte en términos fiscales.
¿Qué es una factura y para qué sirve?
En palabras sencillas, una factura es un recibo, un papel que detalla una compra, cuánto pagaste y cuándo lo compraste. En términos un poco más sofisticados, una factura es un documento comercial que registra la información relativa a una transacción, que puede ser la compra o venta de un bien o servicio. Este documento tiene validez legal y fiscal, pues básicamente ahí se establecen los impuestos que estás pagando por esa compra o que estás obligado a pagar por lo que vendiste.
Pongámoslo con un ejemplo: si tienes una heladería, cada que vendes un helado, cobras IVA. Ese dinero no te pertenece, digamos que se lo estás guardando al SAT para pagarlo el próximo mes. Ahora, para hacer helado necesitas distintos proveedores, por ejemplo, el que te vende la leche. Cada que haces una compra de leche, pagas y recibes una factura. Al igual que tú, tu proveedor tiene la obligación de retener el IVA para, después, pagar al SAT.
Aquí sucede algo interesante: las facturas que emites representan el registro de todo lo que vendiste y el IVA que tienes que pagar, mientras que las facturas que solicitas representan todo lo que gastaste y el IVA que pagaste por tu compra. Al final del mes, como heladería, debes entregar al SAT un registro de las facturas hechas y las recibidas, de ahí se determina el monto de IVA que debes pagar.
Entonces, ¿para qué sirve una factura? Pues para varias cosas en realidad:
- Te ayudan a llevar un registro de lo que compraste y lo que vendiste.
- Sirven como comprobante de compra en caso de que tengas que devolver algo o reclamar una garantía.
- Generan un beneficio fiscal porque no pagas dos veces el IVA. O sea, si ya se lo pagaste a tu proveedor de leche, ya no tienes que volverlo a pagar.
Además, está otro tema: toda compra o gasto que no se acredite con una factura, no puede considerarse parte de la contabilidad de tu empresa. Entonces, si no las emites y tampoco las solicitas, podrías estar incurriendo en incumplimiento fiscal. ¿Te das cuenta por qué es tan importante entender el funcionamiento de las facturas?
¿Cómo solicitar una factura?
Afortunadamente, solicitar una factura es más fácil de lo que parece. Si la solicitas como persona física, necesitas proporcionar tu RFC y dirección fiscal (la que diste de alta cuando te registraste en el SAT) y el uso de CFDI. Esto último es una clave del uso que se le dará a lo comprado (eso determinará si será deducible o no).
Si solicitas una factira como persona moral (es decir, como un negocio), necesitas el RFC de tu empresa, su dirección fiscal (idéntica a la que está en la Constancia de Situación Fiscal) y el uso de CFDI.
Datos para emitir una factura
Ahora, para emitir factura hay más requisitos. Tanto si eres persona física como persona moral, lo primero es que tienes que estar debidamente constituido en el SAT y tener tu eFirma a la mano (se necesita sacar una cita en el SAT para tramitar la eFirma).
Generalmente, las empresas utilizan un software para elaborar facturas que les permite más agilidad y rapidez (sobre todo si son muchas), pero, si solo harás una por las fotos que tomaste en una boda o por dar clases de baile, puedes hacerla directamente en el portal del SAT.
Esto es lo que cada factura debe de tener:
- Nombre y dirección de la empresa o persona.
- Número de factura (también se conoce como folio).
- Fecha de facturación.
- Descripción y costo de lo vendido.
- Importe total de la factura (el costo más IVA).
- Medio de pago (transferencia bancaria, tarjeta de crédito, cheque, efectivo).
- Forma de pago, puede ser en una sola exhibición (se le llama PUE) o a plazos (se conoce como PPD).
Tipos de factura que existen
Entre todos los tipos de factura existentes, estas son algunas que tienes que conocer:
- Factura ordinaria: es la factura típica, la que se utiliza por defecto cuando hacemos un pago o una venta. También se le llama “factura normal”.
- Factura simplificada: es el ticket que te dan en un restaurante o en un supermercado.
- Factura rectificativa: ¿hubo algún error en una factura anterior o necesitas hacer una devolución? Para eso sirve la factura rectificativa, para corregir lo que sea necesario.
- Factura recapitulativa: este documento te permite agrupar varias facturas relacionadas con compras en una sola.
- Factura electrónica: es la versión digital de cualquier factura y tiene la misma validez que una física. Hay muchos programas digitales que puedes utilizar para crearlas.
Preguntas frecuentes relacionadas con las facturas
P: ¿Me sirve solicitar una factura por cada compra que haga?
R: Por lo general, sí es útil solicitar una factura tras realizar una compra, pero dependerá de tu régimen fiscal. Por un lado, te permite llevar un control de los gastos y, por otro, te permite deducir el IVA. Toma en cuenta que no todas tus compras generan IVA (por ejemplo, las medicinas y los libros no tienen IVA) y no todas son deducibles de impuestos. Todo depende de tu régimen fiscal o del giro de tu negocio, pero cuando sí lo son, solicitar una factura sirve para tener beneficios fiscales.
P: ¿Cuál es el tiempo máximo para solicitar una factura?
R: Dado que tanto las empresas como las personas deben hacer su declaración fiscal a final de cada mes, tienen solo hasta el último día del mes para emitir las facturas de lo percibido durante ese mes. Eso significa que, si hiciste una compra el día 29, probablemente tengas uno o dos días para solicitarla. Pero, hiciste la compra en los primeros días del mes, tienes más tiempo para solicitarla. Nuestra recomendación: solicítala cuanto antes. Así también evitas que se te olvide.
P: ¿Puedo solicitar una factura cuyo importe sea cero?
R: A grandes rasgos, no. Pero hay algunas excepciones a la regla, por ejemplo, si se trata de una bonificación del 100% o si se trata de una devolución. Lo mejor es que siempre te asesores con especialistas para evitar cometer algún fraude por accidente.
Libertad, tranquilidad, Stori
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